CAPÍTULO I
1. OBJETO DE LA POLÍTICA

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los principios, lineamientos, procedimientos y condiciones bajo los cuales COTESAB S.A.S. realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, conservación y supresión de los datos personales suministrados por clientes, potenciales compradores, inversionistas, proveedores, contratistas, visitantes, usuarios del sitio web y demás titulares de información personal.

Esta política busca garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos, así como asegurar que el tratamiento de dicha información se realice conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso restringido, seguridad, confidencialidad y responsabilidad establecidos por la legislación colombiana.

COTESAB S.A.S. reconoce que la información personal constituye un activo de especial importancia y, por ello, adopta medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para protegerla frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o cualquier otra forma de tratamiento que pueda afectar los derechos de los titulares.

La presente política aplica a todos los datos personales obtenidos por cualquier medio físico o electrónico, incluyendo el sitio web corporativo, formularios digitales, formularios impresos, comunicaciones telefónicas, correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales, campañas publicitarias, eventos comerciales y cualquier otro canal autorizado por COTESAB S.A.S. para el desarrollo de su actividad empresarial.

2. ALCANCE

Esta Política de Privacidad es aplicable a todas las actividades de tratamiento de datos personales realizadas por COTESAB S.A.S. dentro del desarrollo de su objeto social, especialmente aquellas relacionadas con la promoción, comercialización y construcción de proyectos inmobiliarios, la atención de clientes potenciales y actuales, la gestión de proveedores, aliados comerciales y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento.

Las disposiciones aquí contenidas serán de obligatorio cumplimiento para:

• Los administradores y representantes legales de COTESAB S.A.S.
• Los empleados y colaboradores.
• Los contratistas.
• Los asesores comerciales.
• Los proveedores que tengan acceso a datos personales.
• Las empresas o personas que actúen como encargados del tratamiento.
• Los terceros autorizados que participen en procesos comerciales, tecnológicos o administrativos relacionados con el tratamiento de información personal.

Cuando el tratamiento sea realizado por un tercero en nombre de COTESAB S.A.S., este deberá cumplir las obligaciones previstas en la legislación colombiana y en la presente política, garantizando un nivel adecuado de protección de la información personal.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para todos los efectos previstos en la presente política, el responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón social: COTESAB S.A.S.

NIT: 900.291.484-3

Domicilio: Santa Marta, Magdalena, Colombia.

Dirección: Carrera 1A No. 23-114, Edificio Bellavista, Apartamento 502.

Correo electrónico: cotesabsas@hotmail.com

Teléfono: +57 301 795 2516

Sitio web: www.cotesab.com

COTESAB S.A.S. será la responsable de garantizar el cumplimiento de la presente política y de atender las solicitudes, consultas, reclamos o peticiones relacionadas con el tratamiento de datos personales de conformidad con la normatividad vigente.

4. MARCO NORMATIVO

La presente Política de Privacidad se encuentra fundamentada en las disposiciones legales vigentes en la República de Colombia, especialmente en:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable.
• Demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan la regulación sobre protección de datos personales.

La interpretación y aplicación de esta política deberá realizarse siempre de conformidad con las disposiciones anteriormente mencionadas y con los criterios emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad nacional competente en materia de protección de datos personales.

5. DEFINICIONES

Para efectos de la correcta interpretación de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.

Dato público: Información que no tiene carácter reservado y cuyo acceso puede realizarse conforme a la ley.

Dato privado: Información cuyo conocimiento interesa únicamente al titular y cuyo tratamiento requiere autorización.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos biométricos, de salud, orientación política, religiosa o cualquier otra información especialmente protegida por la ley.

Titular: Persona natural propietaria de los datos personales objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión o transmisión.

Responsable del tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Transferencia: Envío de datos personales a otro responsable del tratamiento.

Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COTESAB S.A.S. desarrollará todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales observando los siguientes principios:

Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.

Principio de finalidad: Toda información personal será utilizada únicamente para fines legítimos, específicos y previamente informados al titular.

Principio de libertad: Ningún dato personal será tratado sin la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.

Principio de veracidad o calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

Principio de transparencia: El titular podrá conocer en cualquier momento la información que repose sobre él en las bases de datos administradas por COTESAB S.A.S.

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales solo podrán ser tratados por las personas autorizadas y para las finalidades establecidas en esta política.

Principio de seguridad: COTESAB S.A.S. implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información frente a riesgos de pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información incluso después de finalizada su relación con la empresa.

CAPÍTULO II
7. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Con el propósito de desarrollar adecuadamente su actividad comercial, administrativa y contractual, COTESAB S.A.S. podrá recolectar, almacenar, consultar, actualizar, organizar, utilizar, transmitir, transferir y suprimir diferentes categorías de datos personales suministrados voluntariamente por los titulares o recopilados mediante los canales autorizados.

La información recopilada será únicamente aquella que resulte necesaria, pertinente y proporcional para las finalidades descritas en la presente política.

Entre los datos que podrán ser tratados se encuentran, sin limitarse a ellos, los siguientes:

7.1 Datos de identificación

Comprenden la información básica que permite identificar al titular, incluyendo:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de documento de identidad (cuando sea requerido).
• Fecha de nacimiento (cuando resulte pertinente).
• Nacionalidad.

Estos datos podrán ser utilizados para identificar correctamente a los interesados durante procesos comerciales, administrativos y contractuales.

7.2 Datos de contacto

COTESAB S.A.S. podrá tratar información relacionada con los medios de comunicación del titular, tales como:

• Número de teléfono fijo.
• Número de teléfono móvil.
• WhatsApp.
• Dirección de correo electrónico.
• Ciudad y departamento de residencia.
• Dirección física (cuando sea necesaria).

Esta información permitirá mantener una comunicación adecuada con clientes potenciales, compradores, inversionistas, proveedores y demás titulares.

7.3 Datos comerciales

Con ocasión del interés manifestado por el titular respecto de los proyectos inmobiliarios desarrollados por COTESAB S.A.S., podrán recopilarse datos como:

• Proyecto de interés.
• Tipo de inmueble consultado.
• Rango de inversión.
• Estado del proceso comercial.
• Medio por el cual conoció la empresa.
• Preferencias relacionadas con ubicación, tipología o características del inmueble.

Estos datos permitirán ofrecer información personalizada sobre los proyectos inmobiliarios disponibles, nuevas etapas de comercialización, lanzamientos y oportunidades de inversión.

7.4 Datos relacionados con solicitudes y consultas

Cuando el usuario utilice formularios de contacto, solicite cotizaciones, descargue material informativo o requiera asesoría personalizada, COTESAB S.A.S. podrá recopilar:

• Contenido de mensajes enviados.
• Solicitudes de información.
• Observaciones.
• Comentarios.
• Historial de comunicaciones.

7.5 Datos técnicos de navegación

Durante la navegación en el sitio web podrán recopilarse automáticamente determinados datos técnicos mediante herramientas tecnológicas autorizadas, incluyendo:

• Dirección IP.
• Tipo de navegador.
• Sistema operativo.
• Dispositivo utilizado.
• Fecha y hora de acceso.
• Páginas visitadas.
• Tiempo de permanencia.
• Origen del tráfico.
• Interacciones con formularios.
• Eventos de navegación.
• Cookies y tecnologías similares.

La recopilación de esta información tiene fines estadísticos, analíticos, de seguridad informática y de optimización de la experiencia del usuario.

7.6 Datos obtenidos durante campañas comerciales

Cuando un usuario participe voluntariamente en campañas publicitarias, ferias inmobiliarias, eventos comerciales o formularios promocionales, COTESAB S.A.S. podrá recopilar información relacionada con:

• Registro a eventos.
• Solicitudes de información.
• Participación en campañas.
• Descarga de brochures.
• Interacción con anuncios digitales.
• Respuestas a campañas de marketing.

8. DATOS PERSONALES SENSIBLES

Como regla general, COTESAB S.A.S. no solicita ni requiere el tratamiento de datos personales sensibles para el desarrollo ordinario de sus actividades comerciales.

No obstante, en aquellos casos excepcionales en que resulte estrictamente necesario, dichos datos serán tratados únicamente cuando:

• Exista autorización previa, expresa e informada del titular;
• El tratamiento sea indispensable para la finalidad correspondiente;
• La ley autorice dicho tratamiento.

El titular no estará obligado a suministrar información sensible, salvo en aquellos eventos expresamente permitidos por la legislación colombiana.

En ningún caso la negativa del titular a suministrar datos sensibles constituirá motivo para impedir el acceso a información general sobre los proyectos inmobiliarios o los servicios ofrecidos por COTESAB S.A.S.

9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

Los proyectos inmobiliarios comercializados por COTESAB S.A.S. están dirigidos principalmente a personas mayores de edad con capacidad legal para celebrar negocios jurídicos.

Por esta razón, la empresa no solicita deliberadamente información personal de menores de edad mediante sus canales digitales.

No obstante, si por cualquier circunstancia se llegaren a recopilar datos personales de menores de edad, su tratamiento se realizará únicamente cuando:

• Exista autorización otorgada por el padre, madre o representante legal;
• Dicho tratamiento responda al interés superior del menor;
• Se garantice el respeto de sus derechos fundamentales.

Cuando COTESAB S.A.S. tenga conocimiento de que ha recibido información de un menor sin la autorización correspondiente, adoptará las medidas razonables para eliminar dicha información o regularizar el tratamiento conforme a la legislación vigente.

10. CANALES DE RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

COTESAB S.A.S. podrá obtener información personal mediante diferentes canales físicos y digitales, garantizando siempre el cumplimiento de los principios establecidos en la presente política.

Entre dichos canales se encuentran:

10.1 Sitio web corporativo

La página web oficial constituye uno de los principales mecanismos de interacción con clientes potenciales.

A través del sitio web podrán recopilarse datos mediante:

• formularios de contacto;
• solicitudes de información;
• solicitudes de cotización;
• formularios para agendar citas;
• descarga de brochures;
• registros relacionados con proyectos inmobiliarios.

10.2 Formularios físicos

Durante eventos comerciales, salas de ventas, ferias inmobiliarias o visitas a proyectos, los titulares podrán suministrar información mediante formularios físicos o digitales administrados por COTESAB S.A.S.

10.3 Comunicación telefónica

La empresa podrá recibir información suministrada voluntariamente por los titulares durante llamadas telefónicas realizadas con fines comerciales, administrativos o de servicio al cliente.

10.4 WhatsApp y otros servicios de mensajería

Cuando el usuario inicie conversaciones mediante WhatsApp u otros canales de mensajería autorizados por COTESAB S.A.S., la información compartida será tratada para atender consultas, suministrar información sobre proyectos, coordinar citas, realizar seguimiento comercial y brindar acompañamiento durante el proceso de adquisición de inmuebles.

10.5 Correo electrónico

La información enviada voluntariamente mediante correo electrónico podrá ser utilizada para responder solicitudes, remitir documentación, enviar cotizaciones, atender requerimientos y mantener comunicaciones relacionadas con los proyectos inmobiliarios.

10.6 Redes sociales

Cuando los usuarios interactúen con los perfiles oficiales de COTESAB S.A.S. en plataformas como Facebook, Instagram o YouTube, la empresa podrá tratar la información que el propio usuario haga pública o suministre mediante mensajes privados, formularios integrados o mecanismos de contacto disponibles en dichas plataformas.

10.7 Campañas digitales y publicidad

COTESAB S.A.S. podrá obtener información proveniente de campañas publicitarias desarrolladas mediante herramientas tecnológicas como Google Ads, Meta Ads, formularios integrados, CRM, Google Analytics, Google Tag Manager, Microsoft Clarity y Mailchimp, siempre que el titular haya autorizado el tratamiento de sus datos o la recolección se encuentre permitida por la legislación aplicable.

CAPÍTULO III
11. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

COTESAB S.A.S. tratará los datos personales de los titulares únicamente para finalidades legítimas, previamente informadas y relacionadas con el desarrollo de su actividad empresarial.

Las finalidades descritas a continuación podrán aplicarse de manera conjunta o independiente, dependiendo de la relación que exista entre el titular y COTESAB S.A.S.

11.1 Atención de solicitudes de información

Cuando un usuario diligencie un formulario de contacto, se comunique mediante WhatsApp, correo electrónico, llamada telefónica o cualquier otro canal autorizado, COTESAB S.A.S. utilizará sus datos personales para:

• responder consultas;
• suministrar información sobre proyectos inmobiliarios;
• atender solicitudes de cotización;
• resolver inquietudes técnicas, comerciales o administrativas;
• brindar asesoría personalizada;
• remitir información complementaria solicitada por el titular.

11.2 Gestión de procesos comerciales

Los datos personales podrán ser utilizados para desarrollar actividades relacionadas con la promoción y comercialización de los proyectos inmobiliarios ofrecidos por COTESAB S.A.S.

Entre dichas actividades se incluyen:

• contacto por parte de asesores comerciales;
• elaboración de propuestas comerciales;
• presentación de proyectos;
• envío de fichas técnicas;
• remisión de planos;
• entrega de brochures;
• seguimiento a oportunidades comerciales;
• coordinación de reuniones comerciales.

11.3 Agendamiento de citas

Cuando el titular solicite una reunión presencial o virtual, una visita a sala de ventas, una asesoría personalizada o cualquier otra atención comercial, sus datos serán utilizados para:

• programar citas;
• confirmar horarios;
• enviar recordatorios;
• realizar modificaciones o reprogramaciones;
• efectuar seguimiento posterior a la reunión.

11.4 Seguimiento a clientes potenciales

La información suministrada permitirá realizar un seguimiento razonable al interés manifestado por el titular respecto de los proyectos inmobiliarios.

Este seguimiento podrá comprender:

• comunicaciones posteriores;
• envío de información adicional;
• actualización sobre disponibilidad de unidades;
• invitaciones a lanzamientos;
• apertura de nuevas etapas comerciales;
• oportunidades de inversión.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir este tipo de comunicaciones.

11.5 Gestión de procesos de compra

Cuando un interesado decida iniciar un proceso de adquisición de un inmueble, COTESAB S.A.S. podrá utilizar la información suministrada para:

• preparar documentación comercial;
• gestionar procesos administrativos;
• verificar información necesaria para la negociación;
• coordinar actividades relacionadas con la compra;
• mantener comunicación durante las diferentes etapas del proceso.

La utilización de estos datos estará limitada exclusivamente al desarrollo de la relación comercial y al cumplimiento de las obligaciones legales correspondientes.

11.6 Administración de relaciones con clientes

Una vez exista una relación comercial entre el titular y COTESAB S.A.S., los datos podrán ser utilizados para:

• atender solicitudes posteriores a la compra;
• brindar acompañamiento durante el proceso;
• responder consultas relacionadas con el proyecto;
• informar novedades relevantes;
• gestionar comunicaciones administrativas.

11.7 Atención de proveedores y contratistas

La empresa podrá tratar información correspondiente a proveedores, contratistas y aliados estratégicos para:

• evaluación de propuestas;
• celebración de contratos;
• ejecución de servicios;
• administración de relaciones comerciales;
• cumplimiento de obligaciones legales y tributarias;
• gestión de pagos y procesos administrativos.

11.8 Cumplimiento de obligaciones legales

Los datos personales podrán utilizarse cuando resulte necesario para cumplir obligaciones derivadas de la legislación colombiana, incluyendo aquellas relacionadas con:

• autoridades administrativas;
• autoridades judiciales;
• organismos de control;
• obligaciones tributarias;
• obligaciones contables;
• requerimientos legales.

11.9 Elaboración de estadísticas y análisis internos

COTESAB S.A.S. podrá utilizar información estadística obtenida a partir de los datos personales para:

• evaluar el desempeño comercial;
• medir el comportamiento de los usuarios;
• conocer tendencias del mercado inmobiliario;
• mejorar procesos internos;
• optimizar la atención al cliente.

Cuando sea posible, estos análisis se realizarán utilizando información agregada o anonimizada.

11.10 Mejoramiento de la experiencia del usuario

Los datos recopilados durante la navegación permitirán:

• optimizar el funcionamiento del sitio web;
• mejorar la velocidad de carga;
• identificar errores técnicos;
• adaptar contenidos a las necesidades de los usuarios;
• mejorar la experiencia de navegación.

11.11 Gestión de campañas publicitarias

La información podrá utilizarse para desarrollar campañas comerciales relacionadas con:

• nuevos proyectos;
• nuevas etapas de construcción;
• promociones;
• eventos inmobiliarios;
• ferias;
• jornadas comerciales;
• oportunidades de inversión.

Estas comunicaciones podrán realizarse mediante:

• correo electrónico;
• llamadas telefónicas;
• WhatsApp;
• mensajes SMS;
• publicidad digital.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de dichas comunicaciones.

11.12 Remarketing y publicidad personalizada

Cuando el usuario otorgue su consentimiento o la legislación aplicable lo permita, COTESAB S.A.S. podrá utilizar herramientas tecnológicas que permitan mostrar anuncios personalizados basados en la navegación realizada dentro del sitio web.

Estas actividades podrán apoyarse en plataformas de publicidad digital y herramientas de analítica para mejorar la relevancia de las campañas y medir su efectividad.

11.13 Descarga de brochures y material informativo

Cuando el usuario solicite la descarga de catálogos, brochures, fichas técnicas o cualquier otro material relacionado con los proyectos inmobiliarios, sus datos podrán utilizarse para:

• entregar el material solicitado;
• confirmar la recepción;
• ofrecer asesoría adicional;
• brindar información relacionada con el proyecto de interés.

11.14 Invitaciones a eventos

Los datos personales podrán utilizarse para invitar a los titulares a:

• lanzamientos de proyectos;
• salas de ventas;
• recorridos guiados;
• eventos comerciales;
• ferias inmobiliarias;
• presentaciones corporativas.

11.15 Evaluación de la calidad del servicio

COTESAB S.A.S. podrá contactar a los titulares con el fin de conocer su percepción sobre:

• la atención recibida;
• la experiencia durante el proceso comercial;
• la calidad del servicio;
• oportunidades de mejora.

La información obtenida será utilizada exclusivamente para fortalecer los procesos internos.

11.16 Seguridad del sitio web

Los datos técnicos recopilados durante la navegación también podrán utilizarse para:

• prevenir fraudes;
• detectar accesos no autorizados;
• proteger la infraestructura tecnológica;
• garantizar la continuidad del servicio;
• investigar incidentes de seguridad informática.

11.17 Conservación de evidencia

Cuando resulte necesario, COTESAB S.A.S. podrá conservar registros electrónicos relacionados con formularios diligenciados, autorizaciones otorgadas, comunicaciones enviadas y demás actuaciones realizadas por los titulares, con el propósito de acreditar el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o regulatorias.

11.18 Otras finalidades compatibles

En aquellos casos en que COTESAB S.A.S. pretenda utilizar los datos personales para una finalidad diferente a las aquí descritas, informará previamente al titular y, cuando sea exigible por la legislación aplicable, solicitará la autorización correspondiente antes de iniciar dicho tratamiento. 

CAPÍTULO IV

12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

COTESAB S.A.S. reconoce y garantiza a todos los titulares de datos personales los derechos consagrados en la Constitución Política de Colombia y en la legislación vigente sobre protección de datos personales.

En consecuencia, todo titular tendrá derecho a:

12.1 Derecho a conocer la información

Conocer si COTESAB S.A.S. está realizando tratamiento de sus datos personales y acceder a la información que repose en sus bases de datos.

El titular podrá solicitar información relacionada con:

• Los datos personales almacenados.
• La finalidad del tratamiento.
• El origen de la información.
• Las categorías de datos recopilados.
• Las personas o entidades con quienes se hayan compartido sus datos cuando ello sea legalmente procedente.

12.2 Derecho de actualización

Solicitar la actualización de la información cuando los datos personales hayan cambiado o requieran ser modificados para mantener su exactitud.

Por ejemplo:

• Cambio de número telefónico.
• Cambio de correo electrónico.
• Cambio de dirección.
• Cambio de ciudad.
• Actualización de otra información relevante.

12.3 Derecho de rectificación

Solicitar la corrección de datos personales que sean:

• incompletos;
• inexactos;
• erróneos;
• desactualizados;
• incomprensibles.

COTESAB S.A.S. adelantará las verificaciones correspondientes antes de efectuar la modificación solicitada.

12.4 Derecho de supresión

El titular podrá solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:

• considere que no están siendo tratados conforme a la legislación vigente;
• hayan desaparecido las finalidades que justificaban su tratamiento;
• revoque la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.

La supresión podrá ser parcial o total, dependiendo de la solicitud presentada y de las obligaciones legales aplicables.

12.5 Derecho a revocar la autorización

En cualquier momento el titular podrá revocar la autorización previamente otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

La revocatoria no tendrá efectos retroactivos y no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a COTESAB S.A.S. a conservar determinada información.

12.6 Derecho a solicitar prueba de la autorización

El titular podrá solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando la legislación colombiana establezca que dicha autorización no sea necesaria.

12.7 Derecho a ser informado

El titular tiene derecho a conocer el uso que COTESAB S.A.S. ha dado a sus datos personales y las finalidades para las cuales han sido utilizados.

12.8 Derecho a presentar consultas y reclamos

El titular podrá presentar consultas, peticiones, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

Igualmente, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que sus derechos no han sido atendidos conforme a la legislación vigente.

13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Con el fin de garantizar el adecuado ejercicio de los derechos de los titulares, COTESAB S.A.S. pone a disposición los siguientes canales de atención:

Correo electrónico: cotesabsas@hotmail.com

Dirección: Carrera 1A No. 23-114, Edificio Bellavista, Apartamento 502, Santa Marta, Magdalena, Colombia.

Teléfono: +57 301 795 2516.

Las solicitudes podrán ser presentadas directamente por el titular o por su representante debidamente acreditado.

14. CONTENIDO MÍNIMO DE LAS SOLICITUDES

Con el fin de brindar una respuesta adecuada, las consultas o reclamos deberán contener, como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Número de documento de identificación.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos que soporten la petición, cuando sean necesarios.

Cuando la información suministrada resulte insuficiente para atender la solicitud, COTESAB S.A.S. podrá requerir al solicitante para que complete la información correspondiente.

15. CONSULTAS

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por COTESAB S.A.S.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos previstos en la legislación colombiana.

Cuando no sea posible responder dentro del término inicialmente previsto, COTESAB S.A.S. informará oportunamente al solicitante las razones de la demora y la fecha estimada en la cual se emitirá la respuesta definitiva, de conformidad con los plazos establecidos por la normativa aplicable.

16. RECLAMOS

Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales, podrá presentar el correspondiente reclamo.

El reclamo deberá contener la información necesaria para identificar al titular y describir claramente los hechos que motivan la solicitud.

Si el reclamo se encuentra incompleto, COTESAB S.A.S. podrá solicitar la información adicional necesaria para continuar con el trámite.

Una vez recibido el reclamo en debida forma, este será gestionado conforme a los procedimientos internos de la empresa y a los términos previstos en la legislación colombiana.

17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El titular podrá solicitar la revocatoria total o parcial de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

• La revocatoria procederá siempre que:
• no exista obligación legal de conservar la información;
• no exista relación contractual vigente que justifique el tratamiento;
• la solicitud no afecte derechos de terceros.

Cuando la revocatoria sea procedente, COTESAB S.A.S. cesará el tratamiento de los datos personales respecto de las finalidades afectadas por dicha solicitud.

18. SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que estos han dejado de ser necesarios para las finalidades inicialmente autorizadas.

No obstante, COTESAB S.A.S. podrá conservar la información cuando:

• exista obligación legal de conservación;
• sea necesaria para atender procesos judiciales o administrativos;
• resulte indispensable para cumplir obligaciones contractuales;
• sea requerida por autoridades competentes.

En estos eventos, los datos únicamente serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para atender dichas obligaciones.

19. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, así como para atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, comerciales o administrativas.

Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y expire el período de conservación exigido por la legislación aplicable, COTESAB S.A.S. adoptará las medidas necesarias para eliminar, anonimizar o bloquear la información, según corresponda.

20. CONFIDENCIALIDAD

Toda persona que intervenga en cualquier etapa del tratamiento de datos personales administrados por COTESAB S.A.S. estará obligada a mantener estricta reserva respecto de la información conocida con ocasión de sus funciones.

Esta obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso después de finalizar la relación laboral, contractual o comercial con la empresa.

Los datos personales únicamente serán revelados cuando:

• exista autorización del titular;
• la ley así lo permita;
• una autoridad competente lo requiera en ejercicio de sus funciones.

21. DEBERES DE COTESAB S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En desarrollo de la presente política, COTESAB S.A.S. se compromete a:

• Garantizar el pleno ejercicio de los derechos de los titulares.
• Solicitar las autorizaciones requeridas antes de iniciar el tratamiento.
• Informar claramente las finalidades para las cuales se recopilan los datos.
• Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
• Actualizar y rectificar los datos cuando sea necesario.
• Tramitar oportunamente consultas y reclamos.
• Adoptar medidas para prevenir accesos no autorizados.
• Exigir a los encargados del tratamiento el cumplimiento de las obligaciones legales.

Mantener procedimientos internos orientados a la protección de la información personal.

Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO V

22. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

En desarrollo de su actividad empresarial, COTESAB S.A.S. podrá realizar la transmisión o transferencia de datos personales a terceros cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política o cuando exista una obligación legal o contractual que así lo exija.

La transmisión o transferencia de información se realizará únicamente bajo condiciones que garanticen un nivel adecuado de protección de los datos personales y el cumplimiento de la normativa colombiana aplicable.

Los terceros receptores de la información deberán tratar los datos personales exclusivamente para las finalidades autorizadas por COTESAB S.A.S. o por el titular de la información y estarán obligados a implementar medidas razonables de seguridad y confidencialidad.

22.1 Transmisión a proveedores tecnológicos

Para el adecuado funcionamiento del sitio web y de los procesos comerciales, COTESAB S.A.S. podrá utilizar servicios prestados por terceros especializados en infraestructura tecnológica, alojamiento web, analítica digital, automatización de marketing, almacenamiento de información, gestión documental y plataformas de comunicación.

En estos casos, los proveedores actuarán como encargados del tratamiento y deberán cumplir con las obligaciones legales aplicables en materia de protección de datos personales.

22.2 Entidades financieras y fiduciarias

Cuando el titular manifieste interés en iniciar un proceso de adquisición de un inmueble, y siempre que resulte necesario para avanzar en dicho proceso, COTESAB S.A.S. podrá compartir la información estrictamente necesaria con:

• entidades financieras;
• establecimientos de crédito;
• fiduciarias;
• entidades de financiación;
• aliados comerciales relacionados con el proceso inmobiliario.

Esta comunicación tendrá como finalidad facilitar procesos de evaluación financiera, vinculación comercial, estudios de crédito, administración fiduciaria u otras actuaciones relacionadas con la eventual adquisición del inmueble, conforme a la autorización otorgada por el titular o a las disposiciones legales aplicables.

22.3 Autoridades competentes

COTESAB S.A.S. podrá suministrar información personal cuando sea requerida por autoridades judiciales, administrativas o de control, siempre que exista fundamento legal para ello.

En estos casos, únicamente se entregará la información estrictamente necesaria para atender el requerimiento correspondiente.

23. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y PLATAFORMAS DIGITALES

Con el propósito de optimizar sus procesos comerciales, administrativos y de análisis del comportamiento de los usuarios, COTESAB S.A.S. podrá utilizar diferentes herramientas tecnológicas de terceros.

Estas plataformas podrán tratar información relacionada con la navegación de los usuarios, interacciones con el sitio web y formularios diligenciados.

Entre otras, podrán utilizarse herramientas como:

• Google Analytics.
• Google Tag Manager.
• Meta Pixel.
• Microsoft Clarity.
• CRM para gestión comercial.
• Mailchimp u otras plataformas de automatización de comunicaciones.

El tratamiento realizado mediante estas herramientas tendrá como finalidad:

• analizar el tráfico del sitio web;
• conocer el comportamiento de navegación;
• medir la efectividad de campañas publicitarias;
• optimizar la experiencia del usuario;
• administrar prospectos comerciales;
• automatizar comunicaciones previamente autorizadas por los titulares;
• mejorar los procesos de seguimiento comercial.

24. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web de COTESAB S.A.S. utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, optimizar el funcionamiento del portal y obtener información estadística sobre su utilización.

Las cookies podrán clasificarse, entre otras, en:

Cookies técnicas

Permiten el funcionamiento básico del sitio web y la prestación de servicios solicitados por el usuario.

Cookies funcionales

Facilitan recordar preferencias de navegación, idioma, configuraciones y otras características que mejoran la experiencia del usuario.

Cookies analíticas

Permiten obtener información estadística sobre:

• número de visitantes;
• páginas consultadas;
• tiempo de permanencia;
• comportamiento de navegación;
• origen del tráfico.

Cookies publicitarias

Podrán utilizarse para mostrar anuncios relacionados con los intereses del usuario y medir la efectividad de campañas publicitarias desarrolladas por COTESAB S.A.S.

El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, bloquear o eliminar las cookies instaladas, teniendo en cuenta que la desactivación de algunas de ellas podría afectar el correcto funcionamiento del sitio web.

25. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

COTESAB S.A.S. adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales frente a riesgos de pérdida, alteración, destrucción, uso indebido, acceso no autorizado o cualquier otra forma de tratamiento no permitida.

Entre dichas medidas podrán implementarse, según corresponda:

• controles de acceso a la información;
• autenticación de usuarios;
• políticas internas de seguridad;
• restricciones de acceso según perfiles;
• copias de respaldo;
• monitoreo de incidentes tecnológicos;
• protocolos de recuperación de información;
• actualización periódica de sistemas.

No obstante, el titular reconoce que ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información es completamente infalible. En consecuencia, aunque COTESAB S.A.S. implementa medidas razonables de seguridad, no puede garantizar la invulnerabilidad absoluta de sus sistemas frente a eventos imprevisibles o ataques de terceros.

26. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Toda la información personal tratada por COTESAB S.A.S. será considerada confidencial.

Únicamente tendrán acceso a ella:

• personal autorizado;
• contratistas que requieran la información para el desarrollo de sus funciones;
• encargados del tratamiento;
• autoridades competentes en los casos previstos por la ley.

Las personas que tengan acceso a datos personales estarán obligadas a mantener la reserva de la información incluso después de terminar su relación laboral, contractual o comercial con COTESAB S.A.S.

27. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

COTESAB S.A.S. podrá modificar, actualizar o complementar la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales cuando:

• cambie la legislación aplicable;
• se incorporen nuevas tecnologías;
• se implementen nuevos procesos comerciales;
• se desarrollen nuevos proyectos inmobiliarios;
• resulte necesario mejorar los procedimientos internos relacionados con la protección de datos personales.

Las modificaciones serán publicadas oportunamente en el sitio web corporativo y entrarán en vigor desde la fecha de su publicación, salvo disposición legal en contrario.

Cuando los cambios afecten sustancialmente las finalidades del tratamiento o los derechos de los titulares, COTESAB S.A.S. adoptará las medidas razonables para informar dichas modificaciones.

28. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de su publicación en el sitio web oficial de COTESAB S.A.S. y permanecerá vigente mientras la empresa realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales o mientras sea necesario conservar la información para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables o administrativas.

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política y las obligaciones establecidas por la legislación aplicable.

29. LEGISLACIÓN APLICABLE

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se regirá e interpretará conforme a las leyes de la República de Colombia, especialmente por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la protección de datos personales.

Cualquier controversia relacionada con la interpretación, aplicación o cumplimiento de la presente política será resuelta conforme a la legislación colombiana y por las autoridades competentes.

30. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Para consultas, solicitudes, reclamos o peticiones relacionadas con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través de los siguientes canales:

COTESAB S.A.S.

NIT: 900.291.484-3

Dirección: Carrera 1A No. 23-114, Edificio Bellavista, Apartamento 502, Santa Marta, Magdalena, Colombia.

Correo electrónico: cotesabsas@hotmail.com

Teléfono: +57 301 795 2516

Sitio web: www.cotesab.com